Dvigujejo ustvarjalnost in storilnost zaposlenih, optimalna razsvetljava, dovolj svež zrak, ustrezna temperatura in ergonomsko oblikovano pohištvo pa varujejo njihovo zdravje in zmanjšujejo število bolniških izostankov.
Sodobna pisarna ni več strog prostor, temveč spodbuja ustvarjalnost in prilagodljivost zaposlenih. Omogoča jim tudi sprostitev in sproščeno komunikacijo. Dobro oblikovan pisarniški prostor bi lahko po nekaterih raziskavah povečal produktivnost za skoraj 20 odstotkov. Pri tem so pomembni postavitev miz, izolacija hrupa, barvna shema, pohištvo, temperatura in kakovost zraka, razsvetljava in rastline.
Posnemanje podobe krajine
Danes se vse bolj uveljavljajo pisarne, ki posnemajo podobo krajine (t. i. lanscape pisarne). V njih je odprt prostor ločen s pohištvom, rastlinjem, paziti je treba tudi na prehajanje zvoka, da se zaposleni med seboj ne motijo. Za sestanke so organizirane govorilnice, ki omogočajo zasebnost. Pohištvo postaja manj formalno, z več barvnimi poudarki, dobiva pa tudi nove oblike in funkcije. Manj formalno okolje, z bolj sproščenim odnosom do dela, spodbuja ustvarjalnost in osredotočenost na delo.
Vodstva podjetij imajo praviloma lastne pisarne, ki pa so povezane o ostalimi zaposlenimi. Današnje rešitve se predvsem nagibajo k manjšim pisarnam in javnim površinam s steklenimi stenami, ki zagotavljajo dovolj zasebnosti za spodbujanje osredotočenosti na zastavljeno nalogo.
Prostori naj bodo podjetju pisani na kožo
Projektiranje poslovnih prostorov ne prenese tipskih rešitev ali takšnih, ki so se obnesle pri konkurenčnih podjetjih ali poslovnih partnerjih. Pred začetkom projektiranja morajo projektanti razumeti bistvo in organiziranost podjetja. Opraviti morajo pogovor z zaposlenimi in vodstvom podjetja, spoznati njihovo komunikacijo, organizacijo sestankov, morebitne delavnice: ali delo v podjetju poteka predvsem v pisarni ali tudi na terenu, od doma, kakšne potrebe po zasebnosti imajo zaposleni… Inovativni oddelki, denimo, pogosto zahtevajo odprta območja, saj izmenjava idej pripomore k ustvarjalnemu procesu.
Strokovnjaki poudarjajo, da zaposleni potrebujejo dovolj prostora za učinkovito opravljanje svojih nalog, zato delo v prenatrpanem majhnem prostoru krni njihovo produktivnost. Tudi nekoč zelo priljubljene oceanske odprte pisarne, so se izkazale za ne najbolj primerne. Hrup, ki v njih vlada, je namreč moteč in zmanjšuje produktivnost, tudi zasebnosti ni.
Pohištvo naj raste skupaj s podjetjem
Pomembno vlogo ima tudi pohištvo. Pri tem poznavalci poudarjajo, da naj bodo delovne mize in ostala oprema enostavno sestavljivi, premični in modularni. Ko podjetje zraste, lahko takšno pohištvo razstavimo in sestavimo v novih prostorih. Pisarniška oprema mora biti čim bolj prijazna telesu in ergonomska. Delovna miza naj ima možnost prilagajanja višini uporabnika, materiali naj bodo prijetni na dotik in pogled. Pisarniška oprema naj zagotavlja raznoliko uporabo in omogoča priročno shranjevanje dokumentacije in delovnih pripomočkov.
K produktivnosti prispevajo tudi barve
V poslovnih prostorih praviloma prevladuje bela barva. Ta sicer prispeva k delovni učinkovitosti, vendar nudi malo stimulacije. Rdeča naj bi po mnenju poznavalcev krepila čustva, zmanjševala pa analitično razmišljanje in spodbujala tek. Modra je pomirjujoča in mirna, spodbuja večjo produktivnost, vendar lahko prostor postane hladen. Zelena in oranžna spodbujata široko razmišljanje in ustvarjalnost, rožnata pomirja in sprošča. Ob tem velja dodati, da lahko privlačne slike, zlasti narave in pokrajine, ki se ujemajo s splošno barvno shemo, zmanjšajo stres in povečajo produktivnost.
Dovolj toplote, svežega zraka in svetlobe
Na delovno storilnost v veliki meri vplivajo tudi temperatura in kakovost zraka ter rastline. Študije kažejo, da nekoliko toplejše temperature bolj spodbujajo večjo produktivnost in natančnost. Temperatura v pisarnah običajno znaša okoli 21 stopinj Celzija, vendar bi jo bilo zaradi produktivnosti in natančnosti boljše dvigniti na raven bližje 25 stopinjam Celzija.
Zrak v prostoru mora biti čim bolj svež. Rastline v pisarnah dvigujejo razpoloženje zaposlenih in poskrbijo za privlačnost prostorov. Obenem absorbirajo velike količine kemičnih spojin iz zraka, ki jih oddajajo plastika, sintetične tkanine, barve in čistilni materiali.
Manj formalno okolje z bolj sproščenim odnosom do dela, spodbuja ustvarjalnost in osredotočenost na delo.
Slaba osvetlitev povzroča utrujenost, obremenitev oči, glavobole in pomanjkanje osredotočenosti. Svetla razsvetljava je koristna predvsem za analitične miselne procese, izogibati pa se je treba ostri fluorescenčni osvetlitvi, ki lahko povzroči očesne bolezni, povezane z UV-žarki. Če nimamo dostopa do oken in sončne svetlobe, si pomagajmo z umetno razsvetljavo, predvsem z žarnicami dnevnih luči, ki zagotavljajo mehkejšo in toplejšo osvetlitev.
Vložek v poslovne prostore je naložba
Če se odločate, ali poslovne prostore oblikovati sami in pri tem privarčevati ali oblikovanje zaupati arhitektom, postrezimo z mnenjem poznavalcev, da domišljeno zasnovani delovni prostori prispevajo k pozitivnim finančnim rezultatom na več načinov. Zaradi večje učinkovitosti zaposlenih lahko dobiček zaradi nižjih stroškov dela raste. Stroški dela se znižajo tudi zaradi manjše odsotnosti z dela in manjše fluktuacije zaposlenih. Ker je storilnost višja, lahko podjetje isti obseg dela opravi z manj zaposlenimi. Tudi stroški upravljanja nepremičnine se zaradi boljšega izkoristka prostorov znižajo. Obenem so podjetja s sodobnimi delovnimi pogoji bolj zaželena med nadarjenimi iskalci zaposlitve.
